(↑Pinterestでシェアお願いします!)

GmailとTodoistを連携してToDoリストを自動で作成する方法

執筆者 | 更新日 2020年02月10日 | Zapierの使い方 | コメント0件

こんにちは、根本耕輔です。​普段、こんな作業が面倒だと感じていませんか?

  • Gmailで特定のラベルに追加されたメールにすぐは対応できないので、ToDoリストを作成しておきたい。
  • バックヤードで作業してくれているビジネスパートナーに、Gmailで受け取った特定のメールの対応をしてもらいたい。でも、いちいち連絡するのが面倒。

これ、Zapierで自動化することができます。Zapierを使って、GmailとTodoistを連携することによって、Gmailで受け取ったメールをTodoistに自動でタスクとして追加することができます。しかも、自分のToDoリストだけでなく、チームのメンバーにタスクを振り分けるのも自動でやってもらえます。

ということで、今回は、ZapierでGmailとTodoistを連携して、自動でToDoリストを作成する方法をご紹介していきます。ステップバイステップ担っているので、一緒に手を動かしながら、設定してみてください。

Step1. Zapを作成する

Gmail×TodoistのZapを作成する

まずは、ZapierにログインしてZapを作成していきます。「Make a Zap!」ボタンをクリックしましょう。

Step2. Zapに名前をつける

Gmail×TodoistのZapに名前をつける

設定画面に遷移したら、左上に名前をつける箇所がありますので、ここで管理しやすい名前をつけます。

Step3. トリガーとしてGmailを選択する

トリガーアプリでGmailを選択する

「Choose a Trigger App」では、トリガーとなるアプリを選択します。Gmailに届いたメールをTodoistにタスクとして追加するので、起点となるアプリはGmailです。なので、Gmailと検索して、選択します。

Step4. トリガーアクションを設定する

Gmailのトリガーを設定する

次に、Gmailでのトリガーを選択します。複数の選択肢がありますが、「New Email」を選びましょう。

Step5. GmailとZapierを連携する

GmailをZapierと連携させる

次に、Gmailのアカウントを連携していきます。まずは、「Select Gmail Account」で「Connect an Account」ボタンをクリックします。

Gmailと連携する

すると、この画面に遷移しますので、連携したいGmailのアカウントを選びます。

Gmailで許可をする

次の画面で、「許可」というボタンをクリックすれば、連携が完了します。

Step6. メールボックスを選択する

Gmailのメールボックスを選択する

次に、ピックアップするメールボックスを選択します。ここで選択したメールボックスに追加されたメールがTodoistにToDoリストとして追加されます。なので、例えば、「返金」というボックスを用意しておいて、その返金対応をToDoリストとして追加するなどのやり方があります。

Step7. サンプルを選択する

Gmailのサンプルメールを選択する

次に、Eメールのサンプルを選ぶんですけど、これは適当でOKです。デフォルトでは、Email Aが選択されていますが、これにチェックを入れたまま「Continue」してしまいましょう。

Step8. アクションステップを追加する

ステップを追加する

Step7までで、トリガーの設定は完了しました。次に、アクションステップというものを追加していきます。そのためには、「Your Zap currently lacks an Action step. Add one now!」をクリックするか、「+ Add a Step」をクリックして「Action/Search」を選びます。すると、アクションステップが表示されます。

Step9. アクションアプリとしてTodoistを選択する

アクションアプリとしてTodoistを選択する

トリガーアプリと同じように、アクションアプリを選びます。「Todoist」と検索をかけて、選択してください。

Step10. アクションを設定する

Todoistのアクションを選択する

次に、アクションを選びます。ToDoリストを作成するのは、「Create Task」なので、これにチェックを入れて、次に移動しましょう。

Step11. Todoistのアカウントと連携する

Todoistを連携する

「Select Todoist Account」では、Todoistのアカウントと連携していきます。「Connect an Account」ボタンをクリックしましょう。おそらく、新規ウィンドウが開かれますが、すぐに、Zapierに戻って、連携が完了します。

Step12. タスクを設定する

Todoistのテンプレートを設定する

「Set up Todoist Task」の項目では、タスクを設定します。Gmailで受け取ったメールをどのようにタスクとして追加するのかという設定です。「Title」だけ、必須項目になっていますが、他にも「Note」、「Assigned To」、「Due Date (Human Formatted)」の項目を設定しておくと良いです。今回は、以下のように設定しました。

  • Title:Subject(件名)
  • Note:Body Plain(本文)
  • Assigned To:自分
  • Due Date (Human Formatted):tomorrow

「Assigned To」は、Todoistのプロジェクトでメンバーを追加している場合は、自分だけじゃなくて、チームメンバーの名前も表示されます。なので、割り振りたい人の名前を選択します。「Due Date (Human Formatted)」に関しては、タスクの締め切りです。ここでは、英語で締め切りを設定しておきましょう。今回は、「tomorrow」と入力したので、タスクが追加された翌日が締め切りとして指定されます。あとは、もっと細かく、「tomorrow at 9am」みたいに記入してもOKです。

Step13. テストする

Todoistにテストを送信する

Step12で基本的な設定は完了です。実際に使用していく前に、「Send Test To Todoist」というボタンをクリックして、テストしてみましょう。そして、実際にTodoistにタスクが追加されたかチェックしてみてください。

Step14. Zapをオンに切り替える

テストが完了

テストを送信して、無事にタスクが登録されていたら、Zapierに戻って、「Finish」ボタンを完了しましょう。もし、うまくいかなくて、もう一度テストしたいのであれば、「Re-test This Step」ボタンをクリックします。

Gmail×todoistのZapをオンにする

最後に、「Ready to turn on your Zap?」というページに切り替わるので、「YOUR ZAP IS」を「OFF」から「ON」に切り替えましょう。

まとめ

今回は、GmailとTodoistを連携して、Gmailで受け取ったメールを自動的にTodoistにタスクとして追加する方法をご紹介してきました。1人でToDoリストを作成する場合は、あまり必要ないかもしれませんが、複数人でビジネスをしているとか、バックヤードを手伝ってもらっている人がいる場合は、結構使えると思います。例えば、返金申請に関しては、返金申請用のラベルを作成しておいて、お客さんにはメールの件名に「[返金申請]」と必ず記載するようにしてもらえば、自動的にそのラベルに振り込むことができますよね。それを使えば、メールを受け取って、返金申請のタスクをTodoistに追加できます。

あとは、同じようにして、クライアントから質問をToDoリストとして追加したり。ビジネスに応じて、たくさんアイデア、使い方できますので、色々試してみてください。

KohsukeNemoto.comニュースレターに参加しませんか?

あなたがニュースレターに登録すると、、、

  • 週に1,2回程度のニュースレター
  • 有料販売している5コース(4,900円相当)
  • 新着有料コースの無料提供(不定期)

無料で受け取れます。右(スマホの方は下)のフォームにお名前とEメールアドレスを登録し、無料でニュースレターと特典をお受け取りください。

0コメント

コメントを提出

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です